INFORME SOBRE FUNCIONAMIENTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO, SUS SISTEMAS DE REGISTRO
Y CATEGORÍA DE INFORMACIÓN, LOS PROCEDIMIENTOS Y FACILIDADES DE ACCESO AL ARCHIVO

Según requerimiento Literal: Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto 57-2008 Capítulo Segundo. Obligaciones de Transparencia Artículo 10. Información Pública de Oficio. Numeral 26

INFORMA:

I. Funcionamiento y Finalidad del Archivo:

El Archivo del Fondo de Tierras obedece al resguardo de documentación producida y administrada por las diferentes Direcciones, Coordinaciones y Unidades Administrativas que la integran. Se cuenta con un archivo único de expedientes de tierras en trámite y de expedientes ya concluidos el cual tiene la finalidad de proveer información técnica, socioeconómica y legal de los usuarios o beneficiarios de la Institución, así como de las fincas y fundos a adquirir, arrendar o adjudicar.

II. Sistema de Registro y Categoría de Información:

Para garantizar orden, resguardo y localización eficiente, la documentación e información de las y los beneficiarios del Fondo de Tierras es registrada en una base de datos, está registrada en un archivo físico y es resguardada siguiendo orden cronológico, alfabético o numérico. El archivo del Fondo de Tierras se conforma de la siguiente manera:

• Gerencia General y Subgerencia - Archivo específico.

• Secretaría General - Archivo Consejo Directivo, Archivos Comités Técnicos. Archivo Convenios interinstitucionales.

• Dirección Administrativa-Financiera - Archivo de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Cartera, Compras, Proveeduría, Servicios Generales y Activos Fijos.

• Dirección Técnica - Archivo de expedientes de solicitudes de crédito para compra o arrendamiento de tierras. Archivo de Planoteca INTA. Archivo Planoteca FONTIERRAS.

• Dirección de Regularización y Jurídica - Archivo de Regularización de los procesos de adjudicación de tierras del Estado trasladado por el MAGA-INTA a FONTIERRAS. Archivo de Expedientes de Acceso a la Tierra mediante adjudicación. Archivo de expedientes jurídicos de crédito para compra de fincas de Acceso a la Tierra.

• Asuntos Jurídicos - Archivo de Procesos Judiciales en Trámite y Fenecidos, Dictámenes y Opiniones Jurídicas emitidas.

• Coordinación de Recursos Humanos - Archivo de expedientes de personal.

• Coordinación de Planificación, Seguimiento y Evaluación - Archivo de los Planes Operativos Anuales. Informes de Ejecución Física y Evaluación.

• Registro Empresas Campesinas Asociativas - Guarda y Custodia de expedientes de las diligencias ante el Registro de Empresas Campesinas Asociativas adscrito al Fondo de Tierras. Guarda y Custodia de las diligencias de Federaciones de Empresas Campesinas Asociativas y Confederaciones de Federaciones.

• Auditoría Interna - Archivo Plan Anual de Auditoría. Auditorías Financieras. Auditorías de Gestión. Exámenes especiales e Informes cuatrimestrales.

III. Procedimiento y Facilidades de Acceso al Archivo:

El procedimiento para las consultas y/o acceso a la documentación deberá ser por escrito a la Unidad Específica:

Archivo Central