En cumplimiento al numeral 26, del artículo 10, del Decreto 57-2008, del Congreso de la República Ley de Acceso a la Información Pública, presenta el siguiente:

INFORME SOBRE EL FUNCIONAMIENTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO, SUS SISTEMAS DE REGISTRO Y CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN, LOS PROCEDIMIENTOS Y FACILIDADES DE ACCESO AL ARCHIVO.

FUNCIONAMIENTO

El archivo general representa un recurso organizacional necesario y estratégico como fuente de información para la Superintendencia de Bancos -SIB-. Su funcionamiento está basado en el proceso de documentación física, apoyado por un sistema de archivos móviles y el proceso de documentación automatizada, construido sobre la base de un software de gestión de información que opera en base de datos ORACLE. Estos dos procesos se desarrollan por medio de series sistemáticas de acciones dirigidas al logro de un esquema de disponibilidad de información en forma inmediata, independientemente de que se trate de información en gestión o en archivo. Tanto el proceso de documentación física como digitalizada es llevado a cabo tomando como base el sistema de procedimientos establecidos por la autoridad máxima de la Superintendencia de Bancos.

FINALIDAD

La finalidad del archivo general, es mantener un sistema eficiente que permita la disponibilidad inmediata de la información, a través de la sistematización de las actividades de recepción, control, verificación, clasificación, ordenación, codificación, digitalización, almacenamiento, custodia, conservación, protección, localización, distribución y seguridad de la información.

SISTEMA DE REGISTRO Y CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN

El sistema de registro del archivo general, se basa en un sistema de codificación correlativa anual, por medio del cual los documentos son numerados e incorporados a expedientes que, a su vez, son numerados automáticamente por medio del "Sistema de Administración de Documentos y Expedientes" -SADE-, que constituye la herramienta tecnológica para gestionar la información.

En general los expedientes se clasifican por su origen en Expedientes de Fuente Interna (EFI) y Expedientes de Fuente Externa (EFE). Los EFI son formados como resultado de las actividades de vigilancia e inspección que realiza la Superintendencia de Bancos. Los EFE son formados con actuaciones recibidas de fuente externa, pudiendo ser esta, de las entidades supervisadas o bien de terceras personas, naturales o jurídicas. La estructura de los expedientes está compuesta por dos apartados, el primero agrupa los documentos recibidos y producidos como resultado de las diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un determinado asunto y el segundo agrupa los papeles o cédulas de trabajo que incorporan los resultados de la labor de supervisión realizada por la Superintendencia de Bancos.

PROCEDIMIENTO Y FACILIDADES DE ACCESO AL ARCHIVO