ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES DEL ORGANISMO JUDICIAL

El Archivo es la Unidad del Organismo Judicial, que depende administrativamente de la Dirección de Gestión Tribunalícia. A continuación se describe el funcionamiento, finalidad, sistema de registro, calegorias de información, procedimientos y facilidades de acceso al mismo.

FUNCIONAMIENTO

El Archivo recibe expedientes fenecidos, por medio de listados, para su guarda conservación y custodia; Proporciona al usuario certificaciones, constancias y fotocopias simples de las resoluciones y/o actuaciones procesales requeridas.

Clasificación y reclasificación de expedientes en los órganos Jurisdiccionales y/o Unidades administrativas, mediante requerimiento hecho a esta Unidad.

Mantiene actualizado el inventario de los procesos y expedientes que se resguardan en el Archivo. Brinda un servicio rápido y eficaz, al usuario interno y externo en cuanto al envió de expedientes o procesos para su consulta o gestión en las Unidades Administrativas y/o Jurisdiccionales.

FINALIDAD DEL ARCHIVO

Es la recepción, clasificación, guarda, conservación, custodia, acceso, consulta, reproducción y emisión de certificaciones o fotocopias simples de expedientes y/o administrativos fenecidos.

SISTEMAS DE ARCHIVO

Conjunto de normas que se utilizan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, análisis, tratamiento y difusión del patrimonio documental es una dependencia administrativa que sirve de apoyo a los Órganos Jurisdiccionales y/o dependencias administrativas, así como a usuarios que soliciten consultas y/o certificaciones.

La finalidad de la organización del Archivo es asegurar la disponibilidad, localización rápida, integridad y conservación de los documentos que poseen las dependencias y órganos Jurisdiccionales. A continuación se presentan los siguientes sistemas de archivo más utilizados:

Alfabético
Consiste en hacer un documento o carpeta por apellido y nombre para después colocar las carpetas en orden alfabético. Se utiliza para archivar procesos civiles de los años de 1,960 a 1980.

Numérico
Consiste en asignar números consecutivos a los documentos y también a las carpetas, después archivarlas por orden numérico. Se clasifica en forma correlativa de acuerdo con el número, año y oficial asignado por el Centro de Servicios Auxiliares, Centro Administrativo de Gestión Penal o a través del libro de registro de procesos o expedientes de las Judicaturas.

Cronológico
Se archiva por la fecha en que se inició el expediente, se ordena por año o cuando son acumulados los procesos por el año del más antiguo.

Geográfico
Consiste en agrupar los expedientes en orden geográfico de acuerdo al municipio, departamento y/o región. Por judicatura o Dependencia administrativa Jurisdiccional Se realiza una separación de procesos de acuerdo al grado es decir los Juzgados de Paz, Instancia, Tribunal de Sentencia, Ejecución, Salas de Apelaciones, Cámaras de la Corte Suprema de Justicia y Dependencias Administrativas.

Por Materia o Ramo  Consiste en archivar de acuerdo al tema o contenido, debido a que un mismo Juzgado puede conocer de diferentes procesos como por ejemplo: Ramo Civil, Penal, Laboral, Niñez y Adolescencia, amparos, apelaciones, violencias intrafamiliares, incidentes, consignaciones y otros.

Alfanumérico
Es una mezcla del archivo alfabético y numérico, es decir que los procesos en la carátula tienen identificado el nombre de las partes procesales y el número de expediente y año, lo que permite ser clasificado y localizado con una combinación de ambos métodos.

Digital
Es una integración entre el alfanumérico, geográfico cronológico, por materia o ramo a través de registros digitales.

CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN

La información que consta en el Archivo se identifica a través de las clases de expedientes, siendo estos:

Procesos Administrativos: Secretaria de la Corte (Amparos, Casaciones, Exhibiciones Personales, Antejuicios, Ex Jueces y Ex magistrados, Conflictos de Jurisdicción y Dudas de Competencia). Gerencia General (documentos varios). Secretaria de la Presidencia (documentos varios)

PROCEDIMIENTOS Y FACILIDADES DE ACCESO AL ARCHIVO