TRIBUNAL SUPREMA ELECTORAL

INFORME SOBRE EL FUNCIONAMIENTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO, SUS SISTEMAS DE REGISTRO Y CATEGORÍAS
DE INFORMACIÓN, LOS PROCEDIMIENTOS Y FACILIDADES DE ACCESO
AL ARCHIVO TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL.

BASE LEGAL

Artículo 10 numeral 26 de la Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto 57-2008.

FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVO GENERAL

El Tribunal Supremo Electoral resguarda documentos históricos y políticos, motivo por el cual, se tiene especial cuidado en la custodia de los mismos. El Archivo General como unidad de este alto organismo garantiza la seguridad documental de todos y cada uno de los legajos que se reguardan. La información se clasifica de acuerdo con los procedimientos establecidos según el tipo documental, contenido y procedencia de los mismos.

FINALIDADES DEL ARCHIVO

La unidad de Archivo General tiene como prioridad el resguardo, clasificación y conservación de los documentos que envían las diferentes dependencias de la institución. Se cuenta con un sistema de fácil acceso que permite atender requerimientos internos y externos eficazmente.

SISTEMA DE REGISTRO DEL ARCHIVO GENERAL

Sistema Alfabético: sistema antiguo y sencillo que utiliza el abecedario como base, puede adaptarse a cualquier tipo de archivo.

Sistema Numérico: se ordenan expedientes bajo numeración correlativa o códigos.

Sistema Cronológico: los documentos se archivan por fecha de emisión o recepción. Ayuda a establecer vencimientos y recordatorios.

Sistema Manual: se cuenta con los listados de toda la documentación que ha ingresado a la Unidad, para llevar un estricto control de la misma.

Sistema digital: se cuenta con registros electrónicos que facilitan la ubicación de la documentación al momento de ser solicitada.

CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN

Se han previsto las siguientes categorías para mejorar el acceso a los documentos: Archivo de Gestión: contiene documentos administrativos de la administración pública. Conformado por la documentación proveniente de las transferencias de las distintas oficinas de la institución. Su ubicación física es de acuerdo a su procedencia orgánica.

Archivo Histórico: concentra y conserva documentos de valor permanente, los cuales carecen de valor administrativo por estar llegando a los treinta años de haber sido emitidos. Estos tienen un gran valor cultural.

DOCUMENTOS QUE RESGUARDA EL ARCHIVO GENERAL

■ Actas y acuerdos de toma de posesión del personal desde el inicio del Tribunal Supremo Electoral a la fecha.
■ Acuerdos del Tribunal Supremo Electoral.
■ Actas de constitución de Partidos Políticos.
■ Documentación relacionada con las inscripciones de candidatos a cargos públicos desde 1983 al año 2007.
■ Dictámenes de los procesos de adhesión de Partidos Políticos.
■ Libros de Actas que respaldan los eventos electorales.
■ Memorias Electorales (digitales y físicas).
■ Actas de revisión de escrutinios.
■ Expedientes administrativos y jurídicos.
■ Documentación contable.
■ Expedientes de la Dirección de Recursos Humanos del personal que ya no labora para la institución.
■ Copias de documentación varía.

PROCEDIMIENTOS

La Unidad de Archivo se rige para su funcionamiento por el "Manual de Funciones y Procedimientos de la Unidad del Archivo General", donde se detallan cada uno de los procedimientos internos que se realizan en la Unidad.

FACILIDADES DE ACCESO