MUNICIPALIDAD DE SAN JACINTO

INFORME SOBRE EL FUNCIONAMIENTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO, SUS SISTEMAS DEL REGISTRO Y CATEGORÍAS DE INFORMACION, LOS ROCEDIMIENTOS Y FACILIDADES DE ACCESO AL ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JACINTO Artículo 10 numeral 26 de la Ley de Acceso a la información Pública, Decreto 57-2008

FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO GENERAL: La Municipalidad de San Jacinto, resguarda documentos, administrativos, del Honorable Concejo Municipal y otros registros municipales, motivo por el cual, se tiene especial cuidado en la custodia de los mismos, la información se clasifica de acuerdo con los procedimientos establecidos según el tipo de documento, unidad que lo genere, su contenido y procedencia de los mismos.

FINALIDAD DEL ARCHIVO MUNICIPAL: La Unidad de Archivo de la Municipalidad de San Jacinto, tiene como finalidad, el resguardo, clasificación y conservación de los documentos que envían las diferentes unidades de la institución; en la que se encuentra de fácil acceso que permite atender requerimientos internos y externos eficazmente.

SISTEMA DE REGISTRO DEL ARCHIVO MUNICIPAL: Sistema Cronológico: Los documentos se archivan por fecha de emisión o recepción

Sistema Alfabético: Sistema sencillo que utiliza el abecedario como base, puede adaptarse a cualquier archivo.

Sistema Digital: Se cuenta como registros digitales que facilitan la ubicación de la documentación al momento de solicitarla.

CATEGORIAS DE INFORMACIÓN: Se han provisto las siguientes categorías para mejorar el acceso a los documentos:

Archivo de Gestión: Contiene documentos de la Municipalidad de San Jacinto, conformado por la documentación proveniente de las distintas oficinas de la institución, son de carácter administrativo; su ubicación es cronológica y de acuerdo a su procedencia.

Archivo Histórico: Concentra y conserva documentos de valor permanente y administrativo de valor permanente y administrativo de los años anteriores al presente para su conservación,

DOCUMENTOS QUE RESGUARDA EL ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD

• Actas y Acuerdos de tomas de posesión de las Corporaciones Municipales

• Actas de sesiones del Concejo Municipal

• Actas de donaciones

• Contratos de compraventa

• Declaraciones Juradas

• Contratos de obras y/o servicios

• Registro de Personas Jurídicas

• Libros de Actas del Despacho Municipal

• Expedientes de Empresas Participantes a los eventos de cotización y licitación

• Registro de Fierros para ganado

PROCEDIMIENTOS

La unidad de Archivo rige su funcionamiento por los procedimientos internos que se realizan en la unidad.

FACILIDAD DE ACCESO